各分支机构、秘书处全体：

　　《中国土地估价师与土地登记代理人协会档案管理规定》已经第五届第七次常务理事会表决通过，现予以印发。请遵照执行。

　　附件：中国土地估价师与土地登记代理人协会档案管理规定

　　中国土地估价师与土地登记代理人协会

　　2022年12月26日

 

　　附件

　　中国土地估价师与土地登记代理人协会档案管理规定

 

　　第一章  总则

　　第一条 为加强中国土地估价师与土地登记代理人协会(以下简称中估协)档案管理，规范中估协档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，参考《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《国土资源业务档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》等有关规定，制订本规定。

　　第二条 本规定所称中估协档案，是指中估协在各项活动中直接形成的具有保存价值的、各种不同的形式和载体的文件材料和真实反映中估协工作发展的历史记录。

　　第二章  档案管理

　　第三条 职业资格考试、信用评价、财务、人事等专项涉密档案由各相关工作承担部门负责管理，按照各专项保密工作规定执行。

　　第四条 除专项涉密档案外，其他中估协档案管理工作由秘书处档案管理职能部门负责，指定专人实行统一管理。

　　档案管理人员岗位变动或离职，必须要做好档案资料的移交手续，确保档案的完整性和延续性。

　　第五条 归档范围

　　(一)中估协与党建工作机构、行业管理部门、登记管理机关有关联的文件材料，包括：

　　1．要求中估协落实、配合执行、反馈的文件等；

　　2．关于中估协请示报告的批复件、回函等；

　　3．有关中估协的重要指示、领导讲话、领导题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料。

　　(二)中估协业务活动中形成的文件材料，包括：

　　1．中估协印发的各种文函、便函、公告、通告等，及相关发文底稿和公文信息签发单；

　　2．内部的请示件、报告件，及相关批复件和签批单；

　　3．内部的批示件、阅示件；

　　4．中估协签订的各类合同、协议书等，及相关附属资料和用印批办单；

　　5．中估协召开的各类会议的会议通知、会议材料、投票资料、会议纪要、会议决定或决议等；

　　6．业务活动中形成的重要报告、总结、综合统计报表等；?

　　7．中估协举办重要活动中形成的文件材料，或参加的重要活动中形成的文件材料等；

　　8．中估协历史沿革、大事记、年鉴和反映中估协重要活动事件的简报、剪报，有保存价值的图片、照片、录音、录像资料及其它有保存价值的材料；

　　9．中估协日常运营相关的重要文件材料；

　　10．信访、投诉及处理情况材料。

　　(三)由各省行业协会、相关单位发送到中估协的重要的或有保存价值的文件材料。

　　第六条 归档范围内的文件材料遵循“谁经办、谁归档”的原则，中估协各分支机构、秘书处各部门对经办形成档案的真实性、可靠性、完整性负责，随时做好收集、整理工作，及时向档案管理职能部门移交归档。

　　归档的涉密档案应标明密级，未经秘书长批准，任何人不得私自接触涉密档案。

　　第七条 档案管理职能部门负责中估协档案的立卷工作。

　　中估协档案依年度立卷保存，上一年度的档案于次年三月底之前完成立卷，部分纸质档案还应扫描形成电子档案，应扫描的纸质档案包括：

　　(一)党建工作机构、行业管理部门、登记管理机关要求中估协落实、配合执行、反馈的文件等；

　　(二)党建工作机构、行业管理部门、登记管理机关关于中估协请示报告的批复件、回函等；

　　(三)中估协印发的各种文函、便函及相关发文底稿和公文信息签发单；

　　(四)中估协内部的请示件、报告件及相关批复件和签批单。

　　第八条 档案借阅

　　(一)借阅档案需在档案管理职能部门办理借阅手续后提档，原则上不得带离办公区，必要带出时须经档案管理职能部门负责人批准，特殊情况需由秘书长批准。

　　(二)档案借阅时间最长不超过三天。

　　(三)借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

　　(四)借阅涉密档案须经秘书长批准，涉密档案不得翻印、抄录、转借。因工作需要摘录和复制的，须经秘书长批准后方可进行。

　　(五)外单位查阅档案，须经会长批准后方可进行，但不得将档案带离办公区。

　　第三章  档案的保管期限及鉴定

　　第九条 中估协档案的保管期限分为永久、30年和10年三种，介于两种保管期限的，保管期限从长。

　　(一)永久期限的档案内容包括：

　　1．党建工作机构、行业管理部门、登记管理机关的重要来函，对中估协的复函、批示等文件材料；

　　2．中估协成立、登记、备案、变更的重要文件材料；

　　3．中估协组织机构调整，理事会、常务理事会、协会负责人等人事变动相关的重要文件材料；

　　4．中估协各类证照；

　　5．中估协常务理事会及以上类别重大会议的文件材料；

　　6．中估协重要业务活动的文件材料；

　　电子介质档案和由部分纸质档案扫描形成的电子档案。

　　(二)30年期限的档案内容包括：

　　1．中估协发文、发函；

　　2．中估协业务相关的内部请示件、报告件，批示件；

　　3．中估协分支机构、秘书处重要会议的文件材料；

　　4．中估协主要业务活动的文件材料；

　　5．中估协签署的各类合同、协议等文件材料。

　　(三)10年期限的档案内容包括：

　　1．中估协印发的其他文件；

　　2．中估协内部非业务类的请示件、报告件、批示件；

　　3．中估协一般业务活动的文件材料；

　　4．信访、投诉及处理情况材料。

　　第十条 各类档案的保管期限由档案移交部门会同档案管理职能部门根据本规定第九条商议确定，形成档案保管期限表报请秘书长审定后执行。

　　第十一条 档案管理职能部门每年应对档案进行一次清理，到期档案经档案移交部门核定仍有保存价值的，应重新确定保管期限。

　　第四章  档案销毁

　　第十二条 档案管理职能部门每五年开展一次档案销毁工作。

　　第十三条 档案管理职能部门编制到期档案明细表，经档案移交部门核定，报秘书长批准后方可销毁，涉密档案报会长批准后方可销毁。

　　第十四条 经批准销毁的档案形成销毁清单，档案管理职能部门按照销毁清单完成档案销毁工作，销毁清单永久保存。

　　第十五条 未经允许，任何单位和人员无权随意销毁档案材料。

　　第五章  附则

　　第十六条 本规定由中估协负责解释。

　　第十七条 本规定自发布之日起施行。原《中国土地估价师协会秘书处档案管理办法》同时作废。